Dé-lé-ga-tion !
Dé-lé-ga-tion !

« Il faudrait que je délègue plus… » 

Une petite phrase qu’on entend souvent chez les chefs d’entreprise, les directeurs et les managers. Lorsqu’ils disent ça, cela peut signifier 3 choses : A) qu’ils sont surchargés ; B) qu’ils consacrent trop de temps à l’opérationnel et pas assez au “stratégique” ; C) les deux à la fois.

La délégation permet à un “responsable” de :

  1. Libérer du temps et de l’énergie pour se consacrer à des tâches à haute valeur ajoutée
  2. Faire « grandir » ses collaborateurs en les accompagnant sur la voie de la performance et de l’autonomie

Pour autant, dans la pratique, déléguer n’est pas chose aisée…

D’abord pour des raisons externes (typiquement : personne n’est jamais disponible, excepté le stagiaire de 3ème…), mais aussi et surtout pour des raisons internes :

  • On pense que « faire soi-même » permettra d’aller plus vite, tout en “brûlant moins de gaz”
  • On craint que les choses ne soient pas assez bien faites si on ne s’en occupe pas personnellement
  • On tient absolument à ce que les choses soient faites « à notre façon »
  • On ne maîtrise pas (suffisamment) les bonnes pratiques en matière de délégation

Pour ceux qui se retrouvent dans l’une au moins des raisons susmentionnées, cet article propose des clés pour déléguer plus efficacement et plus sereinement.

I – En premier lieu : déléguer Quoi à Qui ?

Pour savoir ce que vous pouvez déléguer et auprès de qui, je vous suggère de procéder en 3 étapes :

  • 1ère étape : comprenez en quoi consiste votre propre job (au-delà de la fiche de poste)

Il s’agit pour vous de répondre aux questions suivantes :

« Quel est mon rôle dans l’organisation ?  Sur quoi spécifiquement suis-je attendu ? Que sais-je faire de mieux que les autres et qui apporte de la valeur à l’entreprise ? Quelles sont mes missions clés / incontournables ? »

Ce questionnement devrait vous permettre d’y voir plus clair sur le sens et les priorités de votre poste.

  • 2ème étape : listez et valorisez vos tâches

Pour chacune des tâches que vous effectuez sur une base hebdomadaire, estimez-en le temps passé et le niveau d’importance relativement à votre rôle dans l’organisation.

À partir de là, vous devriez pouvoir déterminer quelles tâches vous pouvez déléguer.
Votre objectif ultime est de garder les 20% de votre activité actuelle qui font 80% de votre valeur à votre poste, en déléguant progressivement tout le reste.

3ème étape : déterminez à qui vous allez confier les tâches que vous souhaitez déléguer

Une délégation efficace revient essentiellement à assigner la bonne tâche à la bonne personne. Il faut donc rechercher une bonne adéquation :

  • entre la nature de la tâche confiée et les compétences / talents / appétences de la personne sollicitée. Typiquement, mieux vaut confier des tâches nécessitant rigueur et expertise à des personnes d’organisation et des tâches plus créatives à des personnes d’imagination.
  • entre le sens / la finalité de la tâche et le rôle de la personne sollicitée dans l’organisation. Par exemple, confier les opérations de banque au DAF a plus de sens que de les confier au DRH.

II – Comment s’y prendre avec les personnes auprès de qui vous déléguez ?

A – Anticipez et allez y progressivement

Afin de tester le niveau de confiance que vous pouvez mettre dans un collaborateur, commencez par lui confier de petites tâches sans grande importance.

À mesure, que votre collaborateur effectue les tâches que vous lui confiez :

  • il comprend de mieux en mieux votre contexte et vos attentes

  • De votre côté, vous cernez mieux son potentiel et pouvez lui confier les tâches qui correspondent le mieux à ses capacités du moment, avec le niveau d’autonomie adéquat.

À ce propos, ne déléguez jamais une tâche importante sans vous être assuré au préalable que la personne à qui vous l’avez confiée dispose bien de la volonté et des capacités nécessaires à son accomplissement. Cela va sans dire, mais ça va mieux en le disant.

Enfin, prenez à l’occasion le temps de vérifier que les tâches que vous déléguez sont bien effectuées (ex. versement des cotisations sociales, prise en charge des réclamations « clients VIP »). N’oubliez pas que la confiance n’exclut pas le contrôle.

B – Soyez précis et didactique concernant vos attentes

Lorsqu’on délègue une tâche, il faut toujours veiller à bien déterminer, en des termes clairs et partagés :

  • La finalité,
  • Un délai raisonnable pour réaliser la tâche,
  • Le résultat attendu,
  • La méthode et les moyens à disposition,
  • Des jalons intermédiaires pour suivre l’avancement de la tâche.

Il faut avant toute chose s’assurer que le collaborateur a bien compris ce qui est attendu de lui, qu’il voit comment procéder et qu’à défaut il saura se faire aider. Pour cela, on lui demande de reformuler la demande et, lorsque c’est utile, de proposer un plan de travail.

C – Faites preuve de patience et d’ouverture

Gardez à l’esprit que la personne auprès de qui vous déléguez est différente de vous : elle n’a pas les même capacités, le même vécu, le même rapport au travail, ou encore la même conception de ce qui est important que vous.

Il est donc tout à fait normal qu’elle ne parvienne pas à réaliser ce que vous faisiez aussi vite et aussi bien (selon vos standards de qualité) que vous dès le départ.

En revanche, il est fortement probable qu’elle y apporte quelque chose de nouveau, d’ingénieux, d’intéressant. Dans le travail comme dans le reste, la richesse provient essentiellement de la diversité des points de vue.

En conséquence, une méthode d’accomplissement de la tâche confiée peut être suggérée, mais elle ne doit jamais être imposée. Votre collaborateur sera d’autant plus motivé et impliqué qu’il dispose de latitude et d’autonomie.

III – Comment relever les défis liés à la délégation ?

A – Refusez l’urgence du quotidien et misez sur le moyen-long terme

Dites-vous que le temps d’explication / supervision et la dégradation potentielle de qualité associés au transfert d’une tâche doivent être considérés non pas comme un coût mais comme un investissement qui portera ses fruits plus tard.

Si vous ressentez de la déception vis-à-vis du résultat d’une tâche que vous avez déléguée, souvenez-vous qu’il n’y a pas d’échec, seulement du retour d’expérience (pour votre subordonné, mais aussi pour vous). Ça ira mieux la prochaine fois.

B – Créez une saine distanciation vis-à-vis du résultat

Faites le deuil de votre fantasme de parfaite conformité à vos attentes, qui sont d’ailleurs loin d’être immuables.

Gardez à l’esprit que dans le grand ordre de l’univers, la conformité à vos attentes a une importance très relative. Votre vérité n’est pas absolue. Essayez de sortir de votre position de perception en vous mettant dans les chaussures des autres parties prenantes. Selon toute probabilité, les choses leur tiennent à cœur ne sont les mêmes que vous et vice-versa.

Autre conseil : quand vous confiez une tâche, essayez tout simplement de vous attendre au pire. Comme cela vous ne pourrez être qu’agréablement surpris (en principe, tout du moins).

Car au fond, qu’est-ce qui est important ? Que les bullets de la présentation soient correctement alignés ou que votre collaborateur prenne confiance et lui et renforce sa motivation et son implication ?

C – Délivrez un feedback de qualité

Un bon feedback est : sincère, culturellement dosé et circonstancié.

Voici pour moi les 3 points à respecter en la matière :

  • Sur la forme, commencez toujours par remercier votre collaborateur pour le travail fourni. Essayez d’autre part de respecter une structure de feedback du type : 2 points positifs ; 1 « point d’amélioration » ; 2 points positifs (ce qu’on appelle le « feedback en sandwich »). En effet, il ne faut jamais sous-estimer à quel point recevoir des critiques est difficile et éprouvant émotionnellement. Il faut donc enrober les messages importants pour les rendre absorbables.
  • Sur le fond, commencez par recueillir une auto-évaluation du travail réalisé par votre collaborateur, notamment en l’incitant à changer de position de perception
    Voici des exemples de questions que vous pouvez lui poser :
    « Au global, que penses-tu de ce travail ? Sur quoi t’es-tu senti à l’aise ? Moins à l’aise ? ;
    Selon toi, que pourrait se dire un collègue / un supérieur / un client à la vue de ce travail ?   ;
    Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Que tu feras différemment la prochaine fois ?

  • En ce qui vous concerne, prenez bien soin d’évaluer le travail effectué sur 3 axes distincts :
    • Conformité à la demande initiale (« c’est bien ce que je t’ai demandé »),
    • Appréciation personnelle (« c’est super, ça me plaît bien»),
    • Absence de changement à effectuer (« ça peut rester comme ça »).

En général, les feedbacks sont mal reçus parce que ces trois axes d’évaluation sont confondus.

Dans bon nombre de cas, le travail effectué est bien celui qui avait été demandé, mais le besoin a évolué en cours de route et ne correspond plus aux anciennes consignes.
Il alors est important de bien signifier à la personne qui a effectué la tâche qu’elle a fait du bon travail et que les changements à réaliser ne pouvaient pas être anticipés et font partie du processus normal de création, nécessairement itératif.

Conclusion

Et vous ? Comment vous positionnez-vous sur le sujet ? Déléguez-vous comme vous le devriez ? Qu’est-ce qui vous en empêche ? Qu’allez-vous faire pour y remédier ?

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